政策個表

タイトル 東京都公文書情報公開システム
施策・事業名称 公文書をインターネットで検索し、無料でダウンロードできる「東京都公文書情報公開システム」の運用を開始
都道府県名 東京都 本件問合先 生活文化局広報広聴部情報公開課
分野 行財政改革 03-5388-3134
事業実施期間 令和01年7月11日 ~ S0000008@section.metro.tokyo.jp
施策の
ポイント
情報公開を推進し都政の透明化を一層進めるため、都民からの開示請求や情報提供依頼が多い公文書等をあらかじめデータベース化し、検索、ダウンロードができる新たなサービスである東京都公文書情報公開システムを構築し、令和元年7月から運用を開始した。
これにより、都民は自宅等からインターネットでデータベースにアクセスし、開示請求や情報提供依頼などの手続きなく、必要な公文書情報を無料でダウンロードできるようになった。
内容 1 課題
(1)開示請求や情報提供依頼については、請求から開示・情報提供まで相応の時間(14日以内に決定するが、やむを得ない場合は60日を限度に延長)を要していた。
(2)閲覧や写しの交付は来庁が前提であり、都民の利便性の観点において課題となっていた。
(3)同一文書に対し複数回請求があった場合には、請求の都度、個別に開示対応を行っており、同じ文書を何度も探索し、開示・非開示の判断をした上でコピーを繰り返すなど、都民の利便性と業務の効率化において課題となっていた。

2 「公文書情報公開システム」の効果
(1)公文書をオンラインで簡単に検索し、必要な公文書情報を無料で即座に取得することが可能となり、都民の利便性の向上に寄与
(2)各局における開示請求件数の減少(令和2年度は平成30年度と比べ約2割減 ※12月時点で比較)に伴う職員の事務負担の軽減、ペーパレス化の促進など全庁的な事務の効率化に寄与
(3)令和3年5月現在、7,800件以上の公文書情報を登録、うち令和2年度の新規登録件数は3,667件
(4)年間約180万件の公文書情報がダウンロード(令和2年度)
(5)庁舎内(都民情報ルーム、各局執務室等)に配架していた工事設計書CD-R約3千枚を本システムに登録することで、都民が閲覧等で来庁する負担を軽減するとともに、配架に係るスペースとカウンター業務の削減を実現

3 工夫したこと、苦労したこと
(1)都民が使いやすいシステムとするため、キーワード、タグ、各所属等で公文書情報を検索できる機能を設けた。
(2)パブリッククラウド上でシステム構築をすることにより、開発経費を抑えたことに加え、全庁的な業務の効率化に伴う人件費の経費削減も見込まれ、費用対効果の高いシステム開発を実現した。
(3)各局等が、都民ニーズに合った多くの公文書情報を登録することが必須となるシステムであるため、各局に登録を促す必要があり、各局担当者と調整を重ねた。
関連
ホームページ
https://kobunsyo-johokokai.metro.tokyo.jp/disclosure/index.html