政策個表

タイトル チャットでチャチャっと会議
施策・事業名称 チャットでチャチャっと会議
都道府県名 三重県 本件問合先 県土整備部都市政策課
分野 行財政改革 059-224-2751
事業実施期間 令和01年8月1日 ~ toshiki@pref.mie.lg.jp
施策の
ポイント
チャットツールを使い、顔を合わせない会議を行うことで、空間と時間に縛られることなく効率的にメンバーで議論を進めることができる。
内容 <取組概要>
庁内会議は会議室や打合せ机で行う場合が多く、出席者の日程調整や場所の確保に手間がかかります。また、上司や同僚に相談をしたいと思っても相手が席にいない場合があり、議論がストップしてしまう場面があります。
チャットを活用して、互いの時間を縛ることなく議論を進めたい!そんな思いからExcelのマクロ機能を駆使した実験用チャットツールを作り、ワーキンググループメンバーでチャット会議を試しました。
チャット会議は、メンバーが同時刻に在席しなくても大丈夫。発言できる期間を決め、その期間内に各人が都合のつくタイミングで発言を行います。
ワーキンググループ第1回目の議題は職場改善事項を都市政策課長にレクチャーすること。チャット開設以降は一度も会議を開くことなく、チャット内で課長レクチャーに向けた話し合いをしました。その結果、メンバー全員が顔を合わせずとも課長へのレクチャーの準備ができました。


<現状や課題、設定した目標>
庁内会議は会議室や打合せ机で行う場合が多く、出席者の日程調整や場所の確保が完了して初めて会議に臨むことができる。また、上司や同僚、他の課の職員にちょっとした聞きたいことがあった場合、相手が不在の場合は議論が進まない。メールで聞くこともできるが、受信ボックスが煩雑になったり、いちいちメールを開かないと本文を読めなかったりする煩わしさがある。チャットを創設すれば、時間や空間に縛られることなく議論を進められ、かつ、検討事項毎に電子上のチャットルームを作って時間軸に沿って議論を進めることができるので、これを目指した。

<取組の検討プロセス、改善点等>
5月に職場改善ワーキンググループのためメンバーが一度集まって会議を行い、職場環境改善案の一つとして、今回のチャットツールが発案された。
それから8月、12月当初にメンバーが集まったが、実際、集まるために時間を合わせることが難しく、職場改善ワーキンググループの各自取組状況の共有がうまくできなかったため、進捗は芳しくなかった。
12月当初の会議の際にExcelのマクロ機能を駆使した実験用チャットツールを創設。それ以降は一度も顔を合わせた会議を開くことなく、12月末の課長への職場改善事項の説明の準備をすすめることができた。

<効果、成果>
実験用チャットはExcelのセルを使った簡易なものだが、メールに起こすまでもない問いかけを文字で投げかけることができ、相手の在席状況を伺う必要がなくなった。仮にスマホ等のコミュニケーションアプリ上でこの会議を行った場合は、時間外でも業務の話が舞い込み困ることや、情報漏洩等の可能性が上がるなどのセキュリティ上のデメリットがあるが、今回の一人一台パソコンを用いたものであれば、それらのリスクは発生しないため、一人一台パソコン上で行えるものが有用であると思った。

<工夫した点や苦労した点>
顔が見えないので、相手の感情を読み取ることが必要な会議では特に注意した会話が必要になると感じた。現状のExcelのチャットでは通知機能がないので要改善。