政策個表

タイトル 県庁版働き方改革の推進
施策・事業名称 スマートステーション「flat」の運営
都道府県名 埼玉県 本件問合先 総務部人事課
分野 行財政改革 048-830-7731
事業実施期間 令和02年4月1日 ~ a2425-17@pref.saitama.lg.jp
施策の
ポイント
庁内の定型業務等を集約し、その業務をICTの活用等により効率的に処理する組織、スマートステーション「flat(フラット)」を令和2年4月に本庁舎内に設置した。
同組織には、常勤職員3名のほか、集約した業務を行う会計年度任用職員を30名程度配置する。そのうち10名程度を障害者とし、障害者と健常者が共に働く職場とする。
これにより、職員一人一人が創造的な仕事に専念できる時間を創出し、県庁の創造性・生産性を向上させ、もって働き方改革を推進しようとするものである。
あわせて、障害のある職員を雇用することで、障害者雇用の推進と庁内の障害者雇用の理解を深めるものである。
内容 【1 スマートステーション「flat」とは】
スマートステーション「flat(フラット)」とは、これまで各所属で対応していた庁内の定型業務等を集約し、ICTの活用等により効率的に処理する組織で、令和2年4月に総務部人事課内に設置したものである。
これにより、職員一人一人が創造的な仕事に専念できる時間を創出し、県庁の生産性・創造性を向上させ、もって働き方改革を推進するものである。

【2 業務処理の特徴】
定型業務は、ただ単に集約するのではなく、(1)ICTの活用、(2)標準化、(3)一括処理などにより効率的に処理することとする。

<(1)ICTの活用>
具体的には、AI音声認識技術による会議録等の作成やAI-OCRによるアンケート等の集計を行う。
また、各職員からの業務の依頼は、窓口での対応も可能とするが、基本的にはICTを活用した電子システム経由とし、業務管理もこのシステムを活用して行っている。この電子システムを活用することで、いつでも発注でき、過去の発注データを活用することも可能となる。
さらに、障害のある職員について、安定した勤務ができるようWeb日報システムを導入している。

<(2)標準化>
所属により様々であった定型業務の作業方法や様式等を統一することにより無駄な仕事を省き、効率化を図るものである。
例えば、ファイルを作成する場合は、インデックスの大きさやラベルのフォントを一定程度統一化する。
ほとんどの場合様式等が異なることに大きな意味や効果はないと考えられるので、標準化によって、より少ない指示内容での発注が可能となるとともに、判断や推測の余地がなくなり、作業スピードの向上が期待できる。
さらに、発注する職員側においても成果品を容易にイメージすることもでき、発注において使用する電子システムとも大変親和性が高い方法である。

<(3)一括処理>
業務の一括処理については、同種の定型業務について
・仕様を標準化した上で繰り返し行うため熟練化する
・裁断機や封かん機、紙折り機といった各所属にはない事務処理機器を用いる
ことなどにより、業務の効率化が図られる。

【3 業務内容】
(1)発注者からのその都度の依頼に基づいて実施する「随時業務」、
(2)発注者からのその都度の依頼がない、時間の到来により実施する「定期業務」
の大きく2つに分けられる。

<(1)随時業務>
これまで庁内の各所属で個別に対応してきた、会議録の作成、データの入力・集計、通知文書の封入・封かん、職員の名刺・名札作成、研修や説明会等の資料コピー及び資料組み、ラベルやインデックスを付したファイル作成、缶バッチやうちわなどの啓発品作成などが挙げられる。随時業務については、各職員が電子システム経由で発注する。

<2)定期業務>
これまで各所属で個別に対応してきた、文書課に届く各所属への郵便物等の集配や夕刊の配達について、毎日定時に数ルートに分けて庁内を巡回する。

さらに、既存文書のデータベース化やWeb会議用の360度カメラの貸出しなど、ペーパーレス化に資する取組についても実施する。
また、働き方改革をより一層推進する観点から、ステーションの運営状況をみながら業務範囲を段階的に拡大することも検討していく。

【4 運営体制】
ステーションは、総務部人事課内(スマートステーション担当)に設置し、常勤職員3名のほか、集約する業務等を行うために会計年度任用職員を30名程度配置する。なお、障害者雇用を推進する観点から、そのうち10名程度を障害者とする。
また、障害者が働きやすい執務環境を整えるため、民間での障害者雇用に知見のある「障害者就労支援アドバイザー」を外部委託により配置する。
さらに、障害者に対し、ICTを活用した業務や庁内での就労体験など幅広い業務経験を提供することにより、障害者の次の就労に向けた支援を実施する。
なお、障害者雇用は、障害者を受け入れるための職員へ研修の実施や執務室のバリアフリー化工事を終えた令和2年9月から開始している。

【5 事業効果】
これまで各所属で対応してきた庁内の定型業務等をステーションに集約することで、職員がより創造的な仕事に専念できる時間が創出できる。
また、定型業務等をICTの活用、標準化、一括処理することで、これまで各所属が個別に行っていたものに比べ、より少ないコストで効率的に実施することができる。
さらに、一定数の障害者雇用を行うことで、障害者の活躍の場を確保し、県庁職員の障害者雇用に対する意識の醸成を図るとともに、障害者の雇用率にも大きく寄与する。
このように、当該事業により「1+1=3」にように一つの投資がより効果を生む、いわゆるプリズム効果が得られるものと考えている。