政策個表

タイトル 予算業務の平準化や自動化による働き方改革!
施策・事業名称 予算業務の平準化や自動化による働き方改革!
都道府県名 三重県 本件問合先 企業庁財務管理課
分野 行財政改革 059-224-2829
事業実施期間 令和02年4月1日 ~ kigyos@pref.mie.lg.jp
施策の
ポイント
「予算業務は忙しいもの」という前提から見直し、作成資料の簡素化やレク日程の調整、データ入力の自動化など短期間で効率的に仕事ができる工夫をしました。
内容 <取組概要>
◆予算業務は一定の期間に多くの事務が集中し、時間外勤務が常態化していました。そのため、年度当初から班内で予算業務の見直しを検討しました。
・業務時間を確保するため、レク日程の調整や事前準備など業務の平準化を行いました。
・レク資料の簡素化や議案・予説等の作成用ファイルの改修によるデータ入力の自動化を行い、業務量を軽減しました。
・各人に勤務時間内に事務を完了する意識が定着しました。
◆この結果、時間外勤務時間が8割以上減少しました。また、確認や修正に充てる時間が増え、ミス防止につながりました。

<現状や課題、設定した目標>
◆課題
・約1カ月の間に予算見積書の取りまとめやレク資料の作成、議案・予説の作成などを行う必要があり、12月補正予算に係る事務作業が始まる9月から当初予算を経て最終補正予算の3月までは業務が集中し、時間外勤務が常態化していました。
・取りまとめや議案・予説の作成には、財務システムから抽出したデータを「予算管理ファイル」に手入力で転記する必要があるため、転記ミスが発生し、その確認・修正に時間を要していました。
◆設定した目標
・予算業務を見直し、効率化を図ることにより、時間外勤務時間を削減する。

<取組の検討プロセス、改善点等>
年度当初から班ミーティングを行い、予算業務の内容を見直しました。
◆業務の平準化
・レク資料の作成や修正には相当な時間を要するため、余裕のあるレク日程を設定するとともに、早い段階での事業課への聴き取りや調整を行うことで、業務時間を確保しました。
◆業務の効率化
・レク資料について、重複する内容や転記ミスの多発箇所を見直し、資料を簡素化しました。
・手作業で行っていた「予算管理ファイル」のデータ入力を自動化しました。
◆意識の変化
・各人が勤務時間内の業務完遂を意識し、効率よく仕事を進めました。

<効果・成果>
◯効果
・職員の時間外勤務が8割以上減少しました。
・業務に余裕が生まれ、聴き取りや確認作業に時間を充てることができ、ミスの防止につながりました。
・時間外勤務の減少が実績として現れたことで、勤務時間内の事務完遂を各人がより意識するようになりました。
【参考データ】
1人あたり(計4人)平均時間外勤務時間数(予算時期:9~1月実績)
・R元年度:95時間 ⇒ R2年度:12時間(前年度から約87%減少)
※4~1月実績でもR元:115時間→R2:23時間(約80%減)
※時間数は災害待機等を除く。

◯今後の展開
・人事異動により職員構成が変化しても、業務改善に取り組む姿勢や勤務時間内に事務を完遂する習慣を継承していきます。また、現職員が主体となって関連する所属や異動先へもノウハウを共有したいと考えています。

<工夫した点や苦労した点>
「予算管理ファイル」の入力自動化にあたり、誰でも改修作業ができるよう作業手順に沿ったマニュアルを作成しました。