政策個表

タイトル データーベースを利用し、時短で作る立入検査証について
施策・事業名称 データベースを利用した立入検査証の作成について
都道府県名 三重県 本件問合先 環境生活部 大気・水環境課
分野 環境 059-224-2380
事業実施期間 令和02年4月1日 ~ 令和02年6月30日 mkankyo@pref.mie.lg.jp
施策の
ポイント
大気・水環境課を含む環境生活部の4課では、複数の立入検査証の作成に3ヶ月程度の時間を費やしていたが、データーベース(DB)を利用した立入検査証作成システムを作成し、決裁を含め、約1週間程度で作成することを可能としました。
内容 <取組概要>
大気・水環境課では、立入検査証の発行が必須な法令・条例を18所管しており、その発行作業(検査証約600枚)に約3ヶ月の時間を要している。また、地球温暖化対策課、廃棄物・リサイクル課、環境生活総務課でも11の法令・条例の立入検査証作成作業を行っている。
立入検査証の主な発行対象者は、地域防災総合事務所等環境室の職員であり、各法令等で定められた立入検査証の様式は異なれど、記載する内容は、同じ人物の者であるため、データベース(Access)を活用し、立入検査証作成システムを構築し、同じデータで29の立入検査証が作成できるようにした。これにより、立入検査証は約1週間程度で作成でき、効率化を図ることができる。

<現状や課題、設定した目標>
【現状】
大気・水環境課が所管している18の法令・条例で定める立入検査証は、それぞれ様式(サイズ、記載事項)が異なり、各法令担当者が表計算ソフトを用いて作成していました。作成だけではなく、名前や生年月日のチェックや押印に必要な書類の作成にも多くの時間が費やされていました。
【課題】
検査証の作成、チェック量(時間)、知事印等の押印に必要な書類作成時間を減らし、早い現場職員への配布を必要としていました。

<取組の検討プロセス、改善点等>
【プロセス】
1. 各法令等の様式(フォーマット)をDBレポートとして作成
2. 各法令で決められた書式内容と、記載すべき事項、押印時に必要な様式記載内容を整理したDBの設計
3. 各所属の入力フォームの作成
4. 知事印、県印押印決裁のための自動集計表作成
5. 試験入力及び稼働問題の解決
【改善点等】
他所属(地球温暖化対策課、廃棄物・リサイクル課、環境生活総務課)が所管する法令等の立入検査証の追加

<効果・成果>
【効果】
1. 1000件以上のデータ入力作業から200件程度の入力データへ減と、同量のチェック作業の減
2. 写真データの自動取り込み機能を組み込んだことで、写真データの加工作業の減
3. DBレポートでの両面印刷による印刷のミス減
4. データ入力は、必要とする所属での入力としたため、一度の入力数が少なくなったことで、入力ミス減、確認作業を分散する ことでの作業時間減
5. 部内で共有し、各課の作業時間短縮
6. 操作マニュアルにより、設計者の異動後も使用、修正可能
【成果】
作成業務の減、作成時間の短縮、職員の負担減

<工夫した点や苦労した点>
【工夫した点】
1. 各法令での立入検査証番号の付し方(例:大気汚染防止法は数字、廃棄物処理法は漢数字)
2. 役職での職員順の並び替え方(役職が上位の者から若い番号を付与)
3. 各担当者の入力の容易さ(必要な法律の選択チェックボックスでの入力、役職はプルダウン)
4. 入力しながら入力した内容が見えるなど、入力・確認方法を工夫(入力画面と、一覧画面を表示)
入力する所属の選択画面
入力する所属の選択画面
データ入力画面
データ入力画面
印刷選択画面
印刷選択画面
入力マニュアル
入力マニュアル