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| タイトル | 受験予定者登録業務の合理化 |
|---|---|
| 施策・事業名称 | 受験予定者登録業務の合理化 |
| 都道府県名 | 新潟県 |
| 分野 | デジタル |
| 事業実施期間 | 令和5年5月1日～ |
| 施策のポイント |
１ WIN-WINであること この合理化では免許センターと指定自動車教習所（以下「教習所」という。）の両者ともに業務を合理化できる施策だったことから、協力し運用開始につなげることができた。 ２ 合理化効果 この合理化で、免許センターでは年間約871時間の業務を合理化した。 （内訳）※年間 【合理化前】 ・入力作業 約825時間（登録件数：約16,500件、１件当たりの登録時間：約３分） ・簿冊管理 約63時間（年間記載回数：約190回、１回当たりの所要時間：約20分） ・合計 約888時間 【合理化後】 ・入力作業 約17時間（登録回数：52回（週に１回）、１回当たりの作業時間：約20分） 【差し引き】 ・888時間‐17時間＝871時間 |
| 内容 |
１ 業務概要 新規免許取得者のデータ登録業務について、免許センターでの受験日に新規免許取得者のデータをいちから入力していては来庁者を待たせることになるため、事前に教習所から受験者の申請書及び住民票の写しのコピーを受領することで、受験日よりも前に受験者データを運転者管理システムに登録している。この業務を「受験者登録」という。 ２ 合理化内容 教習所から受領する受験者の情報媒体を「紙」から「データ」に変更することで、教習所は資料の「コピー」及び「持参」を免許センターは「データ手入力」及び「簿冊管理」の作業を省略することとした。具体的な教習所と免許センターの業務変更内容については次のとおり。 (1) 教習所 従来は、各教習所が配車等にも活用している「入校生管理ソフト」を利用して、入校生の申請書を作成し、作成した申請書及び住民票の写しのコピーを免許センター又は警察署に持参し提出していたが、教習所の既存のネットワークシステム「ITネット」を経由して運転免許センターの建物内にある指定自動車教習所協会（以下「協会」という。）に受験者データを送信することで、資料の「コピー」及び「持参」を省略することとした。 (2) 免許センター 協会のITネットから受験者データをUSBで抽出し、運転者管理システムに一括登録することで、受験予定者の「データ手入力」を省略し、またデータ管理が可能となったことから受験者登録履歴の「簿冊管理」の作業を省略することとした。 ３ 費用 ITネットで受験者データを送受信するプログラム及び受信した受験者データを運転者管理システムのインターフェースに合わせ変換するプログラム作成のために協会が管理するITネットの改修を行い、協会に880,000円の負担金を支払った。 ４ 着手した経緯 令和元年当時、教習所と免許センターで同じデータをそれぞれが入力していることに無駄を感じ、また、教習所を結ぶネットワークシステム「ITネット」が既に構築されており、そのITネットを管理する協会が免許センターの建物内にあることから、業務合理化するための環境が既に整っていると判断し、受験者データの受領方法を「紙」から「データ」にすることを起案した。実現のため、運転者管理システムに受験者データの一括登録機能を付加するシステム改修の見積もりを取ったところ、約920万円の改修費がかかることが判明した。上司に相談した結果、令和５年から令和８年にかけて、警察庁が構築するシステムに全国の運転者管理システムを集約する計画があることから、当時の運転者管理システムを改修することを見送った。その後、警察庁がシステムを構築するための「研究科」に本職も召集され、外部からのデータを一括で取り込む機能を想定していることがわかり、前述の合理化案を警察庁の担当職員に相談した結果、実現可能ということがわかり、本計画を着手することとした。 なお、新潟県は先行移行県として令和５年２月26日に警察庁が構築した新システムに移行している。 ５ 直面した課題と解決方法 (1) 個人情報の管理 受験者の個人情報を教習所からデータで受領することに問題がないか確認した。個人情報の取扱いについては「新潟県個人情報保護条例」に定めがあり、教習所を経由して受験者の個人情報を収集することについては問題がないことを確認し、広報広聴課の担当者にも個人情報保護の観点から何の問題もないことを確認した。 (2) 警察庁及びITネット開発業者との連携 警察庁の新システムについて開発に遅れが生じており、テスト段階になってからもインターフェース等に変更があった。変更の都度、ITネットの開発業者に連絡し、設計を変更してもらっていたため、警察庁及びITネット開発業者とは、丁寧かつ緊密な連携が求められた。 (3) 教習所の協力 教習所から受領した受験者データを運転者管理システムに取り込むためには、警察庁の新システムのインターフェースに合わせ、必要な項目を決められた順番、形式に変換する必要がある。決められた順番、形式へのデータ変換はITネットを改修し、負担金を協会に支払うことで対応できたが、各教習所が必要な項目を送信できるようにするためには、各教習所が導入している「入校生管理ソフト」を改修しなければならず、改修するかどうかは教習所に判断してもらうしかなかった。新潟県では全36校の教習所があるが、教習所で導入している入校生管理ソフトは、７社程度のメーカーのソフトに分かれており、全ソフトの改修は難しく半数の18校程度の協力が得られれば良い方だろうと考えていた。その後、教習所にも申請書等のコピーや持参の業務が省略できること、警察庁の新システムには令和８年には全国が移行するため、各ソフトの改修は新潟県だけではなく全国的にも需要が出てくること、受領した受験者データは免許証作成前に免許センターでも最終確認をするため教習所に責任がないことを丁寧に説明した結果、令和５年５月の運用開始時には34校の協力が得られ、７月中に残り２校も連携する予定となった。  |
| 本件問合先 | 新潟県警察本部 交通部 運転免許センター 免許係 |
| 025-256-1212 | |
| untenmenkyo-center@police.pref.niigata.jp |