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| タイトル | 電子契約×ＲＰＡ ～契約書の押印（電子署名）はロボットにおまかせ～ |
|---|---|
| 施策・事業名称 | 契約手続デジタル化事業 |
| 都道府県名 | 鳥取県 |
| 分野 |
行財政改革 デジタル |
| 事業実施期間 | 令和5年8月1日～ |
| 施策のポイント |
・公文書の電子化の一環として、「電子契約サービス」を導入することにより、契約書類の電子化を推進している。 ・一部所属に先行導入する中で、新たに所属長（課長）等の事務とされた「電子署名作業」が負担になっているとの声が寄せられた。 ・所属長等の負担を軽減するため、「電子署名作業」を、高額なシステム改修ではなく、ＲＰＡロボットを職員が内製することで自動化に成功。 ・さらに、現行の押印ルール（文書管理規程）を改正することで、地方機関がそれぞれ行っていた電子署名作業が、本庁の政策法務課で行える（ＲＰＡによる集中処理）ようになり全庁レベルでの効率化を実現した。 ・令和６年３月末までに、約1,500件の電子署名作業をロボットが代行した。 ・システム改修に代えて、職員によるＲＰＡ内製を行うことで高額な改修費用を削減。 |
| 内容 |
①現状・課題 ＜現状＞ 新型コロナ対策に代表されるような行政需要の増加により、多数の文書が作成され、書庫がひっ迫しており、公文書の電子化が急務であった。 その一環として、令和５年８月より、契約書を電子化できる「電子契約サービス」を導入した。 （電子契約の主なメリット） ・事務の効率化（製本、押印、封入、郵送が不要） ・収入印紙が不要（受注者側のメリット） ・経費削減（紙、印刷及び郵送代） ・業務の適正化（契約書の一元管理、改変防止、誤発送の減少） ＜課題＞ 先行的に導入した県土整備部において、新たに所属長（課長）等の事務とされた「電子署名作業」が負担になっているとの声が寄せられた。 ※電子署名は、署名者のメールアドレスが記録されるため、しかるべき権限のある者として所属長等が実施することとしていた。 ②取組内容 ＜従来の考え方＞ 電子署名作業を自動化するためにシステム改修で対応 →高額な改修費用＋改修内容を毎年保守する費用が発生 →ベンダーロックインが発生し、発展的な利用が困難となってしまう。 ※ベンダーロックイン…導入したベンダー以外はソフトウェアの機能改修やバージョンアップなどを実施できず、既存のベンダーを利用し続けないといけない状態になること。 ＜発想の転換＞ ・電子契約＝単に紙や公印が不要なだけではなく、Ｗｅｂブラウザ上で操作が完結する。 →人間じゃなくてもロボット（ＲＰＡ）で操作できるのでは ・ＲＰＡは人間が記録した操作のみを大量に繰り返す …ＡＩと違って人間の指示を超えて動作しない →人がダブルチェックした文書ならロボットが電子署名を行っても問題ないと判断 （内部統制と効率化の両立） ・ロボットを内製できれば、改修・保守費用なしで署名作業を自動化出来る。 ＜取組内容＞ ・職員の内製により電子署名作業のＲＰＡ化に挑戦 →デジタル部門が主催する研修会に参加して操作方法を習熟 →同部門主催の開発相談会で助言を受けながら、職員自らロボットを作成 ・押印（電子署名）に関するルール（文書管理規程）を改正 従来の紙契約の場合は、各機関がそれぞれに公印保有し、契約書に押印している。 →電子契約の場合は、本庁・地方機関の契約すべての電子署名を本庁の政策法務課が行うことと（集中化）した。（＝全庁の職員に代わってロボットが電子署名を行えるようになった） ③効果 ・令和５年10月より、ＲＰＡロボットが稼働し、令和６年３月までに約1,500件の電子署名作業を実施した ・電子契約によって印刷、製本、郵送、綴りこみが不要となり、そこにＲＰＡを導入することで職員による押印（電子署名）を不要にすることができた。 →２つのシステムの掛け算によって高レベルでの効率化（職員負担の軽減）を実現した。 ・システム改修に代えて、職員によるＲＰＡ内製を行うことで高額な改修費用を削減。     |
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関連 ホームページ |
https://www.pref.tottori.lg.jp/311728.htm |
| 本件問合先 | 鳥取県総務部政策法務課 |
| 0857-26-7028 | |
| seisakuhoumu@pref.tottori.lg.jp |