先進政策バンク詳細ページ

印刷

タイトル	職員の知識と発想を業務改善・施策立案につなげるデジタル環境の構築　～職員の知見を県庁の資源に～
施策・事業名称	職員の知識と発想を業務改善・施策立案につなげるデジタル環境の構築　～職員の知見を県庁の資源に～
都道府県名	栃木県
分野	行財政改革デジタル
事業実施期間	令和6年4月1日～
施策のポイント	職員の業務改善の提案や、業務経験等による知識・ノウハウ、自主的な業務改善の取組、さらには、自由な発想による施策アイデアを、県庁の貴重な資源として有効活用するためのデジタル環境を構築しました。
内容	１　説明　デジタル環境は、職員が提案・投稿しやすいこと、効率的に集約できること、全職員にオープンに共有できることを重視し、職員の利用場面に応じて、職員同士の対話がしやすいチャットツール、情報を効率的に集めることができる意見集約ツール、時間・場所を問わず自由に提案を寄せ合うことができるオンラインホワイトボードツールを活用して４つの仕組みを構築しました。２　取組内容（実績は、令和８年３月末時点） ①職員の改善提案に基づく事業・庁内ルールの見直し【名称】アイデアポスト【内容】職員が所属や業務にかかわらず、県の施策や業務改善につながる庁内ルールの見直し等について、自由に提案できます。提案があった事業・制度の所管課は、提案への対応について検討し、全職員に見える形で回答します。【デジタル環境】チャットツール（Teams）【実績】累計107提案　⇒　職員録の電子化、県庁エレベーターの効率的運用など22提案が採用されたほか、33提案で現在検討が進められています。また、すでに実施中の取組であっても再周知の効果につながっています。【効果】改善提案と回答（見直し結果等）が、全職員に可視化されることで、対応の迅速化と、見直し結果等の効率的な周知が図られています。 ②業務上の疑問を職員の知識で解決【名称】県庁知恵袋【内容】職員が業務上の疑問について投稿し、知識やノウハウを持つ職員がアドバイス等を行います。【デジタル環境】チャットツール（Teams）【実績】財務会計や文書管理等の多くの疑問に所属外の職員からアドバイスが行われています。また、生成ＡＩの活用方法など業務上のノウハウを自発的に投稿する例もあります。【効果】疑問とアドバイスが全職員に共有されるとともに、職員が持つ知識・ノウハウを全庁的に蓄積することができます。 ③業務改善の取組を表彰【名称】栃木県庁スマートワーク・アワード【内容】職員が取り組んでいる業務改善について、職員投票により知事表彰を行います。【デジタル環境】意見集約ツール（Forms）【実績】累計67件応募　⇒　職員向けの分かりやすい予算マニュアルの作成や公用車管理簿作成の効率化・自動化などの業務改善が行われています。また、行政手続のオンライン申請と業務処理の自動化など県民サービスの向上と業務効率化を同時に実現する取組なども行われています。【効果】職員の主体的・積極的な業務改善が促進されています。また、業務改善の実例を全庁に横展開することができています。 ④職員の自由な発想で施策立案【名称】自主財源ラボ【内容】自主財源の確保策について、職員同士が自由に提案できる環境を構築しました。そこで提案された取組について、所管課において実現に向け検討を行うこととしています。【デジタル環境】オンラインホワイトボードツール（Whiteboard）【実績】累計132件提案　⇒　実現可能性等から優先順位をつけ、所管課等で検討を行っており、職員ＰＣ画面での広告掲載による収入確保の試行につながった事例があります。【効果】デジタル空間の環境によって、時間や場所を選ばず、職員同士が自由に提案することができ、様々なアイデアを集めることができます。３　取組の経緯等 (1) 取組の経緯　モバイルＰＣの導入やデジタルツールの利用拡大、テレワークなど柔軟な働き方の広がり等を背景に、職員それぞれの視点による業務改善手法の発案・実践が行われるようになっていました。また、従来声を上げにくかった自所属外の事業や庁内制度等の見直しへの自由な提案、業務上の困りごとを職員間で助けあう環境、さらには、職員の自由な発案を施策に生かす場を求める意見が、職員から様々なかたちであげられていました。　こうした職員の取組や意見を、組織全体の業務改善・施策立案につなげるため、目的に応じたデジタル環境の整備を行うこととしました。 (2) 取組の過程　提案を共有する場については、チャットツール（Teams）を活用し、提案投稿、対応状況がオープンな場で共有できる仕組みとしました。投稿は全職員が閲覧でき、やり取りも履歴として残る構成とすることで、「どのような問題意識を持ち・どのように検討が進んでいるか」が自然に蓄積されるよう工夫しました。また、一部の取組では、実名・匿名両方の投稿手段を用意し、心理的ハードルを下げる点にも配慮しました。　さらに、多くの意見を集約できるFormsや、他者の意見も踏まえながら自由に提案できるWhiteboardなど、内容ごとにツールを選択し、効率的・効果的な環境となるように工夫しました。 (3) 苦労した点と対応　「アイデアポスト」や「自主財源ラボ」は所管課へ直接的に提案するものであり、職員が自由に発信できる反面、対応する所管課の負担感が課題となります。これは、提案の内容が所管課に理解されにくいということや、断続的に要望が寄せられることによることが大きな要因であります。これについて、要望に当たってのルールを明確にするとともに、要望への回答については、明確な回答期限を設けない運用とすることで対応しています。　このように、安心して提案できる仕組みと、回答に対する負担解消の両立が取組の鍵となっています。 (4) 取組の効果　直接的な効果として、庁内ルールの見直しや職員の疑問の早期解消、業務改善の取組促進と横展開、施策立案といった具体的な成果がつぎつぎと生まれています。　また、デジタル環境の構築によって、職員の提案とその対応状況や、業務改善の取組等が全職員に共有され、デジタルツール上に蓄積されるようになりました。これにより、同様の課題を持つ職員が容易に参照できるなど “職員の知見を県庁の資源に”することができています。　さらに、チャットツールの機能で、提案や回答等に対しリアクション（👍マークなどを付けること）をすることで、提案等に対する共感を明確にすることができ、安心して提案できる環境（心理的安全性）の確保といった効果も生まれ始めています。 (5) 横展開に当たってのアドバイス　本取組は、新たなシステム開発を前提とせず、クラウド型のツールを活用しているため、他自治体においても比較的導入しやすいと考えます。　一方で、職員が自由に提案しやすく、提案を後押しする環境づくりが重要であり、時間を掛けて取り組むことが重要なポイントになります。職員の知見を県庁の資源に.pdf
本件問合先	栃木県経営管理部行政改革ＩＣＴ推進課
	028-623-2225
	gyokaku-ict@pref.tochigi.lg.jp